Geïnformatiseerde bedrijfsprocessen zijn essentieel voor een goed draaiend kantoor. Efficiënt project management is dan ook de sleutel tot succes voor elke architect, ingenieur of expert.

Tegenwoordig volstaan louter hard werken en creativiteit niet meer om een financieel gezond kantoor te beheren. Efficiëntie en rendabiliteit zijn op zijn minst even belangrijk geworden. Daarom ontwikkelden wij met kennis van zake ...

IMS staat voor Intranet Management System en is een geïntegreerde oplossing voor het beheer van de verschillende taken binnen een kantoor. Dit ERP software pakket (Enterprise Resource Planning), bestaat uit kleine deel- programmas (modules) die allemaal een specifieke taak ondersteunen. Arch-IMS ondersteunt de bedrijfsprocessen binnen uw organisatie en zorgt voor de consistentie van de data doordat gegevens slechts éénmaal worden ingevoerd en op één plaats worden opgeslagen (centrale database). Dit maakt Arch-IMS de tool voor architecten, ingenieurs, expertisekantoren en studiebureaus

Project management
Centraal in Arch-IMS bevinden zich de projecten. Alle data zoals contacten, vergaderingen, verslagen, taken, brieven, e- mails en facturen worden gelinkt aan een project. Op deze wijze kunnen projecten efficiënt worden opgevolgd. Tijdregistraties worden in realtime met de voorziene project begroting vergeleken. Aan de hand van het dashboard kan in een oogwenk een actuele stand van zaken geraadpleegd worden.
Vergaderingen & verslagen
Aan de hand van de module verslagen kan op eenvoudige wijze een agenda worden samengesteld voor o.a. Partij- en werf- vergaderingen. De module genereert diverse documenten waaronder:

  • agenda (dagorde)
  • werkverslag (document welke kan gebruikt worden tijdens de vergadering)
  • verslag (het uiteindelijk resultaat van de vergadering)

Deze verslagen kunnen automatisch naar alle genodigden worden verstuurd en worden bewaard binnen het project. Alle partijen worden zo snel en efficiënt op de hoogte gebracht van de door hun te behartigen zaken.
Takenbeheer
Dagdagelijks kunnen werkzaamheden binnen een project op eenvoudige wijze als taak geregistreerd worden. Via de module takenbeheer is het mogelijk om alle taken op te volgen, de werkzaamheden te documenteren en tijd te registreren. Daarinboven kan via de knowlegde base tool opgedane kennis en ervaring geraadpleegd worden.
Tijdregistratie
Dankzij de tijdregistratie door alle medewerkers en de koppeling met het takenbeheer is het mogelijk projecten nauwgezet op te volgen. Bijgevolg is er op elk ogenblik een correct zicht op de totaal aantal gespendeerde uren binnen een project en dus ook de kosten tov het geraamde budget. Bovendien is het op deze manier uitgesloten dat er werken in regie niet of te weinig worden gefactureerd aan de klanten.
Contactbeheer
Een belangrijke peiler van Arch-IMS is het centraal beheren van alle relaties: medewerkers, klanten, leveranciers, stadsdiensten, landmeters, enz. Deze contacten worden doorheen alle modules van het systeem aangesproken. Bij het beheer van projecten, plannen van vergaderingen, opmaken van verslagen, uitvoeren van taken en bij de opstelling van brieven en mails.

Deze contacten kunnen gesynchroniseerd worden met de mailomgeving (exchange) en met mobile devices (iphone en andere smartphones). Op deze wijze hebben mobiele medewerkers steeds de nodige informatie bij zich: telefoonnummers, adressen enz. Integratie met een GPS applicatie is dan mogelijk.
Brief & Mailmodule
Op een heel efficiënte wijze kunnen brieven en e-mails opgesteld worden. Er zijn legio voordelen om dit te doen via Arch-IMS: alle documenten worden centraal opgeslagen en automatisch gelinkt aan projecten en contacten. Tevens krijgen alle brieven dezelfde huisstijl van het kantoor mee. Voor de gebruiker betekent deze module voornamelijk tijdswinst omdat een deel van de inhoud van een brief gekend is door het systeem en dus niet meer hoeft ingegeven te worden: de contact gegevens, de referentie, betreft en de gegevens van de afzender.
Financieel beheer
Facturatie en financieel management worden zeer eenvoudig doordat alle gegevens centraal en geïntegreerd worden beheerd: taken in regie, projectbeheer en tijdregistratie zorgen voor een zeer eenvoudige en sluitende facturatie.
Dashboard
Bij het aanmelden in de applicatie verschijnt een persoonlijk dashboard. Er is een overzicht van alle ongoing projecten, een prikbord voor interne nieuwsberichten, een overzicht van de geregistreerde tijd, een knowledge base om gericht te zoeken in de taken en een interface om snel contactgegevens terug te vinden.

Service Center

Via een webinterface geniet u van complete support: het ITAF Service Center.

https://service.itaf.eu

Meer info

Gebruiksvriendelijkheid

Arch-IMS is een webapplicatie wat het systeem snel maakt,
overzichtelijk en gemakkelijk in gebruik voor de medewerkers.

  • Het leertraject voor gebruikers is uiterst minimaal.
  • De applicatie is Nederlandstalig.
  • Bruikbaar op elk operating system: Windows, Mac en Linux.
  • Gezien de applicatie web-based is dient er geen software
    op de lokale computers geïnstalleerd te worden.

Toegankelijkheid

Arch-IMS wordt gehost in een datacenter (cloud computing) wat betekent dat deze kan gebruikt worden in volgende omstandigheden:

  • Van uit meerdere vestigingen en locaties.
  • Door thuiswerkers.
  • Door mobiele gebruikers (bijvoorbeeld op werven).

Saas: Software As A Service

Arch-IMS wordt aangeboden als “SaaS”. De belangrijkste waarde van dit model is het wegvallen van activiteiten met betrekking tot beheer en onderhoud. Dit systeem heeft als voordelen:

  • Continue patches en upgrades Op een dynamische en snelle manier kunnen aanpassingen uitgevoerd worden aan de applicatie.
  • Lagere implementatie- en onderhoudskosten Aangezien IMS centraal geïnstalleerd en onderhouden wordt, drukt dit de kosten aanzienlijk.
  • Outsourcen van implementatie en infrastructuur risico’s Tenzij dit anders door de klant gevraagd wordt, draait de applicatie in een sterk beveiligd datacenter.
  • Eenvoudige ondersteuning voor meerdere locaties De applicatie is toegankelijk aan de hand van een webbrowser en dus van op elke locatie die netwerkverbinding heeft (de mogelijkheid bestaat dan ook om toegang te verschaffen aan thuiswerkers).

Scherpe prijs

Bespaar aanzienlijk op uw werkingskosten door:

  • Efficiënter werken
  • Lage instapkost van Arch-IMS
  • Geen investerings- en onderhoudskosten aan hardware
  • Geen licentie kosten
  • Geen beperking op het aantal gebruikers

Contact

De velden met een (*) zijn verplicht

CAPTCHA


Kopieer de cijfers uit de afbeelding in dit venster